¿Qué son los Pivot Tables?

Los Pivot Tables nos permiten agrupar, ordenar, totalizar y manejar datos. Estos nos da la capacidad de trabajar con una gran cantidad de información de manera sencilla y rápida. Este concepto nació a principio de los años 90 y hoy en día hay una gran variedad de productos que incluyen la funcionalidad Pivot Table por ejemplo Microsoft ExcelOpenOffice.org CalcLotus 1-2-3.

Agrupaciones

Una de las principales funciones de un Pivot Table es la agrupación. En las agrupaciones se puede aplicar funciones matemáticas como sumatorias y promedios. El siguiente ejemplo es una demostración de una agrupación utilizando un set de datos del censo de 2000 de Estados Unidos. La primera imagen muestra el set de datos que contiene la población del estado de Arizona dividido por género. En la imagen se ha seleccionado los datos de la población masculina de este estado para obtener el total mediante una sumatoria.

Si se hiciera una agrupación de este set de datos habría que totalizar la población de hombres, mujeres y el de ambos géneros mediante sumatorias. Además faltaría agrupar las descripciones de las columnas Estado y Edad. Pero, ¿cómo se agrupan las descripciones?

Las descripciones  de la columna Estado la agrupamos simplemente como Arizona ya que es el único valor presente. Si tuviéramos los datos de otros estados agruparíamos los datos de cada uno de ellos con su nombre.  En el caso de la columna de Edad los valores de todos los datos son diferentes por lo que no podemos escoger uno de los valores de esta columna para agrupar.

Los Pivot Tables en Excel
Para este ejemplo utilizaremos Microsoft Excel 2010 con el set de datos de Arizona, Connecticut y Puerto Rico. En un próximo artículo mostraré cómo se crean los Pivot Tables.

En esta imagen de abajo se muestra el Pivot Table resultante de nuestro set de datos. Ya se puede ver la totalización de habitantes por estado en las filas de Arizona y Connecticut, que son las que están marcadas con rojo.

Si notaron en la imagen de arriba, justo al lado de cada uno de los nombres de los estados aparece un botón de expandir y colapsar. Esto lo que nos brinda es la funcionalidad de agrupar los datos. De esta manera podemos esconder los datos que no necesitamos en el momento. Por ejemplo si solo quisiéramos comparar el total de habitantes por estado esconderíamos todo el detalle de edades. El Pivot Table resultante sería el siguiente.

A esta funcionalidad de expandir y colapsar le llamamos Drill Down y Drill Up. El Drill Down es cuando se expande una de las filas para ver su detalle. El Drill Up es cuando se colapsa una fila para solo ver el total.

Una vez tenemos un set de datos en un Pivot Table es posible cambiar el orden de las columnas, eliminar columnas, mover las filas a las columnas y viceversa fácilmente. En la imagen de abajo de han movido las columnas a las filas y las filas a las columnas.

Esto se logra utilizando el PivotTable Field List que es un panel que contiene todos los campos del Pivot Table. En el PivotTable Field List se puede mover los campos a 4 diferentes opciones. Estas opciones son filas, columnas, valores y filtros. Cuando el campo de estados se mueve a la opción de columnas entonces los estados aparecen en las columnas cómo en la imagen de arriba. El campo de estados también se puede mover a las filas o a los filtros pero no a los valores. A la opción de valores solo se puede mover los campos que son numéricos. Por ejemplo el total de mujeres. A continuación una vista del PivotTable Field List.

En la parte superior del PivotTable Field List están los campos disponibles de nuestro Pivot Table. En la parte de abajo están las 4 opciones en las cuales se pueden mover los campos. Tan solo hay que seleccionar los campos de arriba y arrastrarlo a una de las áreas de abajo. Igualmente los campos ya seleccionados abajo se pueden mover de un área a otra. Al mover los campos de una área a otra automáticamente modifica nuestro Pivot Table.

En el siguiente ejemplo se está utilizando el campo de edad para filtrar el reporte de Pivot Table y solo mostrar la población de más de 90 años en el año 2000. Fíjense en el Pivottable Field List y cómo están acomodados los campos. En el área llamada Report Filter está el campo Edad. En el área Column Labels está el campo Región. En las Filas hay un campo especial llamado Values que significa que en las filas se muestra el nombre de los campos colocados en el área Values. En el área Values están los campos Total de Mujeres, Total de Hombres y Total Ambos Géneros.

Estos son los conceptos básicos de los Pivot Tables. En un próximo artículo mostraré como crear un Pivot Table partiendo de un set de datos.

  • http://www.fotografia101.com Angel

    Wow… reviviendo el blog! Me gusta el tema nuevo. Un tema muy interesante. Estoy iluminado con los Pivots!

  • Edwin

    Gracias por el comentario Angel :-)

    Tienes alguna situación en tu trabajo en la que necesites un Pivot?

  • Rodrigo

    muy interesante el post. pregunta, pueden usarse pivot table en excel 2007 o 2003???. Ahora, a cabecear como incorporarlo en los reportes académicos del cole (a nivel interno, para analisis de resultados).

  • n3x07

    Buen tutorial amigo.

    Saludos.